컨퍼런스 케이터링

컨퍼런스는 발표만 있는 자리가 아니라, 사람과 사람이 만나는 자리이기도 합니다. 인천스타트업파크에서 컨퍼런스를 준비하던 담당자는 고민이 하나 있었습니다. 발표 세션과 네트워킹 시간이 번갈아 이어지는 하루짜리 행사였는데, 참석자들이 발표를 들을 때와 명함을 주고받으며 대화할 때 필요한 케이터링의 형태가 완전히 전혀 다르다는 것이었습니다. 저희는 이 고민을 듣고 하루 전체를 두 가지 모드로 명확히 나눠서 접근하기로 결정했습니다. 발표 세션 동안은 방해되지 않는 조용한 다과를, 네트워킹 시간에는 대화하며 자유롭게 이용할 수 있는 커피와 핑거푸드를 넉넉히 준비하는 방식이었습니다.

티비지파트너스 인천스타트업파크 다과커피케이터링을 진행하며, 발표 세션과 네트워킹 시간을 구분해 커피와 다과를 구성했습니다. 발표가 한창 진행되는 동안에는 정해진 좌석에 앉은 참석자들이 방해받지 않도록 테이블을 발표장 뒤쪽이나 로비 한쪽에 조용히 배치했습니다. 네트워킹 시간이 시작되면 참석자들이 자유롭게 이동하며 명함을 활발히 주고받을 수 있도록 이동이 편한 위치로 조심스레 옮겨 재배치했습니다. 이렇게 시간대별로 위치와 구성을 바꾸는 방식은 정적인 케이터링보다 확실히 손이 더 가지만, 참석자 만족도는 그만큼 훨씬 더 높았습니다.

서울의대 신임교수 컨퍼런스는 학술 발표와 교수진 간의 교류가 함께 이뤄지는 자리였습니다. 발표 세션 동안에는 격식을 갖춘 조용한 다과를, 교류 시간에는 참석자들이 서서 자연스럽고 편하게 대화를 나눌 수 있는 구성으로 전환했습니다. 의료계 컨퍼런스인 만큼 메뉴의 격식도 일반 스타트업 행사보다 훨씬 한 단계 높게 잡았습니다. 같은 컨퍼런스라는 이름 아래 있어도, 참석자 구성과 분야에 따라 격식의 수준이 완전히 달라진다는 것을 이 두 사례를 통해 다시 한번 확인했습니다.

컨퍼런스 케이터링을 상담하실 때는 하루 일정표를 함께 보내주시면 가장 정확한 계획을 세울 수 있습니다. 발표 세션이 몇 개인지, 네트워킹 시간이 언제 몇 번 있는지에 따라 준비할 인력과 이동 계획이 달라지기 때문입니다. 참석자 분야나 소속이 다양한 경우, 메뉴 구성에서 특별히 고려할 부분이 있는지도 미리 꼼꼼하게 함께 확인합니다. 예약금은 상담 확정 시 50% 선입금이며, 행사 일주일 전부터는 취소가 어렵습니다.

처음 컨퍼런스 케이터링을 준비하시는 담당자분들도 걱정하지 않으셔도 됩니다. 하루 일정이 복잡해 보여도, 저희가 발표와 네트워킹 시간을 나눠서 각각에 맞는 계획을 세워 드립니다. 인원과 대략적인 일정 흐름만 알려주시면, 나머지 세부 사항은 상담 과정에서 함께 정리하며 하나씩 맞춰 나가겠습니다. 여러 날에 걸쳐 진행되는 대형 컨퍼런스라도 날짜별로 다른 구성을 제안해 드리니 편하게 문의해 주시기 바랍니다.

참석 인원이 많은 대형 컨퍼런스일수록 케이터링 동선 계획의 중요성이 훨씬 더 커집니다. 발표장이 여러 개로 나뉘어 있고 네트워킹 라운지가 별도로 마련되어 있는 경우, 각 공간마다 어떤 형태의 케이터링이 필요한지 미리 그려보는 작업이 선행됩니다. 발표장 로비에는 짧게 스치며 부담 없이 이용할 수 있는 구성을, 네트워킹 라운지에는 오래 머물며 편하게 대화할 수 있는 구성을 배치하는 식입니다. 이런 공간별 구분이 없으면 특정 지점에만 사람이 몰리거나, 반대로 이용률이 낮은 공간이 그대로 생기기 쉽습니다. 저희는 행사장 도면을 받으면 가장 먼저 이 공간별 역할부터 세세하게 나눠 그려봅니다.

컨퍼런스 케이터링에서 또 하나 중요한 것은 발표자와 일반 참석자를 구분해서 챙기는 일입니다. 발표를 앞둔 연사는 유독 긴장한 상태로 대기하는 경우가 많아, 무거운 음식보다는 가볍게 목을 축이거나 당을 보충할 수 있는 간단한 구성을 별도로 준비해 드리기도 합니다. 이런 세심한 배려는 담당자가 먼저 요청하시는 경우도 있지만, 저희가 상담 과정에서 먼저 여쭤보고 제안해 드리는 경우도 꽤 많습니다. 발표자 대기실이 별도로 있는지, 있다면 그곳에도 다과가 필요한지를 미리 확인하는 것이 어느새 저희의 습관이 되었습니다.

컨퍼런스를 처음 준비하는 담당자분들이 가장 자주 놓치는 부분은 등록 데스크 앞의 대기 시간입니다. 참석자들이 등록을 마치고 발표장에 들어가기까지 짧은 대기 시간이 생기는데, 이 시간에 커피 한 잔이라도 손에 들 수 있으면 행사에 대한 첫인상이 확연히 달라집니다. 등록 데스크 근처에 간단한 웰컴 다과를 배치하는 것만으로도 참석자들의 만족도가 눈에 띄게 확연히 올라가는 것을 여러 차례 확인했습니다. 이런 디테일은 담당자가 미처 생각하지 못하는 경우가 많아, 저희가 상담 과정에서 먼저 제안해 드리는 편입니다.

컨퍼런스가 여러 날에 걸쳐 진행되는 경우도 있습니다. 이런 자리는 하루하루 컨디션 관리가 특히 중요해집니다. 같은 메뉴가 반복되면 참석자들이 쉽게 질리기 때문에, 날짜별로 구성을 조금씩 바꿔 신선함을 유지하는 것을 권해 드립니다. 첫날은 가볍게, 마지막 날은 마무리를 기념하는 의미로 조금 더 격식을 갖춘 구성을 제안하는 식입니다. 이런 세부적인 변화가 참석자들에게는 작지만 확실한 즐거움으로 다가간다고 저희는 늘 생각하며 준비하고 있습니다.