학교 행사 케이터링

숙명여고 입학 70주년 기념행사를 준비하던 담당 선생님으로부터 연락을 받았을 때, 가장 먼저 들었던 고민은 참석자 폭이었습니다. 재학생부터 갓 은퇴한 선배 동문, 심지어 손주뻘 되는 어린 학생들까지 한자리에 모이는 행사였습니다. 개교·입학 기념일처럼 여러 세대 동문이 함께 모이는 자리는 규모도 크고 의미도 남다르지만, 그만큼 준비하는 입장에서는 부담도 큽니다. 특정 세대만 좋아할 메뉴로 채웠다가는 절반 이상의 참석자가 손도 대지 않을 수 있고, 반대로 너무 무난하게만 가면 기념행사다운 특별함이 사라질 수도 있습니다. 이런 딜레마 속에서 담당 선생님이 저희에게 가장 먼저 물으신 것도 "여러 세대가 다 같이 만족할 수 있는 구성이 정말 가능하냐"는 질문이었습니다.

학교 기념행사는 일반 기업 행사와 달리 참석자 구성이 예측하기 어렵습니다. 재학생, 학부모, 교직원, 동문까지 여러 집단이 뒤섞이고, 연령대도 십 대부터 칠팔십 대까지 폭넓게 걸쳐 있습니다. 게다가 강당이나 운동장처럼 넓은 공간에서 진행되는 경우가 많아, 한 곳에서 배부하면 줄이 길게 늘어서고 행사 흐름이 끊기는 문제도 생깁니다. 숙명여고 행사 역시 규모가 컸던 만큼, 좁은 한 지점에서 모든 인원을 감당하기는 현실적으로 어려운 상황이었습니다. 기념식 순서에 맞춰 식전 다과 시간과 본 식사 시간이 따로 있었기 때문에, 시간대별로 다른 준비가 동시에 필요하다는 점도 난제였습니다.

저희는 두 가지 방향으로 문제를 풀었습니다. 첫째, 넓은 공간에 맞게 여러 테이블로 분산 배치해 한 곳에 인파가 몰리지 않도록 했습니다. 둘째, 기념행사 순서에 맞춰 식전 다과와 식사 시간을 명확히 나누어 구성했습니다. 다과는 남녀노소 누구나 부담 없이 손이 갈 수 있는 메뉴로, 식사는 여러 세대가 두루 익숙하게 즐길 수 있는 무난한 구성으로 각각 짰습니다. 화려함보다는 신뢰할 수 있는 익숙함을 기준으로 삼았고, 담음새도 기념행사다운 격식이 느껴지도록 정갈하게 정돈했습니다.

기념식 순서에 맞춰 시간대별로 준비를 마쳤고, 행사 종료 후 정리까지 매끄럽게 진행했습니다. 담당 선생님께서는 행사가 끝난 뒤 "어린 학생들도, 연세 지긋한 동문 선배님들도 다들 편하게 드시는 모습을 보니 안심이 됐다"는 소감을 전해 주셨습니다. 넓은 공간에 여러 테이블로 나눠 배치한 덕분에 줄을 서느라 기념식 진행이 지연되는 일도 없었습니다. 이 경험을 통해 저희는 여러 세대가 함께하는 학교 행사일수록, 화려한 구성보다 누구나 편하게 다가갈 수 있는 무난한 구성이 오히려 더 큰 만족으로 이어진다는 것을 다시 한번 확인했습니다.

학교 행사는 입학·개교 기념일 말고도 체육대회, 졸업식, 학부모 총회처럼 다양한 형태로 열립니다. 야외에서 진행되는 체육대회는 날씨 변수와 이동 동선을 함께 고려해야 하고, 졸업식은 짧은 시간 안에 많은 인원이 몰리는 특성이 있어 배부 속도가 특히 중요합니다. 학부모 총회처럼 작은 규모로 열리는 자리는 오히려 다과 위주로 가볍게 준비하는 편이 자연스럽습니다. 행사 성격에 따라 접근 방식이 크게 달라지기 때문에, 저희는 상담 단계에서부터 행사 순서와 예상 인원, 공간 구조를 자세히 여쭤보고 그에 맞춰 세부 구성을 조정합니다.

체육대회처럼 야외에서 진행되는 학교 행사는 특히 변수가 많습니다. 갑작스러운 비나 강한 햇볕처럼 날씨에 따라 음식 상태가 크게 좌우될 수 있어, 저희는 계절과 날씨 예보를 미리 확인하고 그에 맞는 포장 방식과 보관 방법을 선택합니다. 운동장처럼 넓은 공간에서는 이동 거리도 상당해, 대형 카트나 보냉 장비를 활용해 먼 거리까지도 음식 상태가 흐트러지지 않도록 세심하게 신경 씁니다. 졸업식은 반대로 실내에서 짧은 시간에 많은 인원이 한꺼번에 몰리는 특성이 있어, 개인별로 미리 나눠 담아 배부 시간을 최소화하는 방식을 주로 택합니다. 졸업이라는 특별한 순간에 어울리는 정갈한 담음새도 함께 신경 쓰는 부분입니다.

학교 행사를 처음 준비하시는 담당 선생님들로부터 가장 많이 받는 질문은 "예산 안에서 여러 세대가 다 만족할 수 있을지"입니다. 저희는 이럴 때마다 무리하게 화려한 구성을 제안하기보다, 정해진 예산 안에서 가장 무난하면서도 정성이 느껴지는 구성을 우선으로 안내해 드립니다. 학교라는 공공성이 있는 공간의 특성상 예산 집행 절차가 까다로운 경우도 많아, 견적서나 세금계산서 발행 같은 행정 절차도 미리 안내해 드려 준비 과정에서 어려움이 없도록 돕고 있습니다.

학교 행사 케이터링은 도시락 형태로 22,000원부터, 다과·식사케이터링으로도 구성 가능합니다. 정확한 행사 순서와 예상 인원, 공간 구조를 미리 알려주시면 그에 맞는 배치와 시간대별 구성을 제안해 드립니다. 도시락은 총 주문 금액 30만 원 이상, 케이터링은 총액 165만 원 이상부터 접수되며, 서울·경기 전 지역으로 배송이 가능합니다. 예약금은 상담 확정 시 50% 선입금이며, 행사 일주일 전부터는 취소가 어렵습니다. 처음 학교 행사 케이터링을 담당하시는 선생님들도 편하게 문의해 주시면 나머지는 상담 과정에서 함께 정리해 드립니다.